Vom ersten Schnupperkurs bis zur Jahresabrechnung

Kurse & Kursreihen

• Einzeltermine, fortlaufende Kurse und Kursreihen
• Kurstyp nach Anlage bewusst unveraenderlich (klare Historie)
• Kurs kopieren oder nahtlos weiterfuehren
• Kurs-Kuerzel automatisch nach festem Schema (fuer Belege)
• Kategorien, Taenze und Kursplaene als Stammdaten
• Notizfeld direkt am Kurs
• Kontingent (Teilnehmerlimit) pro Kurs

Kalender & Termine

• Klickbarer Wochen-, Tages- und Monatskalender
• Termine per Drag&Drop verschieben, mit Kaskaden-Vorschau
• 4-Pfeile-Verschiebung fuer ganze Terminserien
• Zeitkonflikt-Erkennung (Saal, Trainer) direkt im Kalender
• Zoom- und Schriftgroessen-Regler fuer die Uebersicht
• Farbcodierung nach Kurskategorie/Veranstaltung/Saalbuchung
• Ferien und Ausfalltermine zentral pflegen, wirken auf alle Kurse
• Freier-Slot-Finder fuer neue Termine

Saele & Trainer

• Saalbuchungen inklusive automatischer Konfliktpruefung
• Saalbuchung fuer mehrere Saele gleichzeitig
• Trainerzuweisung, Google-Kalender-Einladung und Vertretungsregelung
• Trainer-Urlaub/Krankheit direkt als Konflikt im Kalender sichtbar
• Einzelner Termin: Saal oder Trainer nur fuer diesen Tag aendern
• ICS-Kalender-Feed pro Saal und pro Mitarbeiter

Anmelden im Backoffice

• Anmeldung in Sekunden, auch stellvertretend fuer Dritte
• Mehrere Kunden gleichzeitig in einen Kurs buchen
• Bestehenden Vertrag automatisch als Kontingent-Deckung erkennen
• Kunde in einen anderen Kurs umbuchen
• Duplikat-Warnung bei aehnlichem Kundennamen

Tanzpartner & Wartelisten

• Tanzpartner-Paarung, Partnersuche und Neu-Paarung
• Fester Tanzpartner am Kunden hinterlegbar mit Buchungsvorschlag
• Wartelisten mit automatischer Nachrueck-Logik bei ausgebuchten Kursen
• Interims- und Probeteilnehmer ohne feste Anmeldung

Online-Buchung & Widget

• Einbettbares Buchungs-Widget fuer die eigene Webseite
• Gast-Buchung ohne Registrierung moeglich
• Optionale Zwischenpruefung: Anmeldung erst nach Freigabe wirksam
• Optionale Bestaetigung per E-Mail-Link
• Anmeldeformular als PDF, einzeln oder als Sammelaktion

Kundenverwaltung

• Vollstaendige Kundenakte mit Aenderungshistorie
• Frei definierbare Kunden-Merkmale, automatisch oder manuell zugewiesen
• Rabatte getrennt fuer Vertrag/Monatsbeitrag und Einmalzahlung
• Gutscheincode-System fuer Kurse und Tickets
• Journal: wer hat wann welche Aenderung vorgenommen
• Verstorbene/inaktive Kunden standardmaessig ausgeblendet
• Globale Schnellsuche (Strg+K) ueber die ganze App

Kundenportal (Self-Service)

• Eigener Login fuer jeden Kunden, auch per PIN
• Selbst buchen, umbuchen und abmelden
• Eigene Stammdaten, Rechnungen und Buchungen einsehen
• Anwesenheit selbst eintragen, auch fuer vertraglich gedeckte Kurse
• Vertrag selbst kuendigen, Kuendigung selbst widerrufen
• Persoenlicher Kalender-Feed (ICS) fuer die eigenen Kurse
• Tanz-Level/Fortschritt je Tanzstil sichtbar

E-Mails & Benachrichtigungen

• Anpassbare E-Mail-Vorlagen fuer alle Standardanlaesse
• Automatische Bestaetigungen, Erinnerungen und Vertrag-Ablauf-Hinweise
• Postausgang mit manueller Freigabe vor dem Versand (optional)
• Fehlgeschlagene Zustellungen werden protokolliert und gemeldet
• Konfigurierbare Empfaenger je Ereignistyp
• Sammel-E-Mail an mehrere ausgewaehlte Kunden

Vertraege & Beitraege

• Einmalbuchungen und laufende Vertraege mit Mindestlaufzeit
• Beitragsstufen pro Kurs, monatlich/quartalsweise/jaehrlich
• Kuendigung inklusive Widerruf und Kursteilnahme bis Monatsende
• Vertrag-Startdatum nachtraeglich verschieben, inkl. Zahlungsanpassung
• Monatsgenaue Verteilung der Betraege, auch bei Terminverschiebung
• Vertragsinhaber (Zahler) und tatsaechlicher Teilnehmer koennen getrennt sein

Kundenkonto & GoBD

• Buchungen sind unveraenderlich, Korrekturen nur als Gegenbuchung
• Eine einzige, datumssortierte Kontoansicht pro Kunde
• Belege/Rechnungen direkt an der jeweiligen Buchung
• Ausziffern offener Posten gegen passende Zahlungen
• Manuelle Ein-/Auszahlung ins Kundenkonto
• Nachvollziehbare Historie fuer die steuerliche Pruefung

Zahlung, SEPA & Mahnwesen

• Mehrere Zahlarten inklusive SEPA-Lastschrift
• SEPA-Exporte fuer Abbuchung und Ruecklastschrift
• Mahnstufen mit eigener Uebersicht offener Posten
• Rechnungen, Mahnungen, Anmeldeformulare und Club-Vertraege als gestaltbares PDF
• Rechnungsversand per E-Mail direkt aus dem Backoffice

Buchungskonten & Produkte

• Eigene Buchungskonten-Stammdaten fuer die Kontierung
• Produktkatalog fuer Zusatzverkaeufe an Kunden
• Archiv-Funktion fuer nicht mehr aktive Produkte

Zeiterfassung

• Soll- und Ist-Arbeitszeiten, minutengenau
• Automatische Pausenberechnung nach Arbeitszeitgesetz
• Tage speichern und sperren, nur Admin kann danach aendern
• Urlaubsanspruch, Urlaub- und Krankmeldungen mit Freigabe-Workflow
• Auswertungen pro Mitarbeiter und Jahresuebersicht
• Kurse der Woche als Referenz in der Zeiterfassung einblendbar

Mitarbeitereinsaetze & Personalakte

• Schichtplanung mit Kalender-Integration und Serientermine
• Offene Schichten zur Bewerbung durch Mitarbeiter
• Mindestbesetzungs-Warnung bei ueberlappendem Urlaub
• Digitale Personalakte je Mitarbeiter, mit frei anlegbaren Kategorien
• Skill-basierte Einsatzplanung
• Automatisierte Checklisten je Schicht

Berechtigungen & Sicherheit

• Rollen mit feingranularen Einzelrechten
• Sensible Bereiche (Zahlungsdaten, Zeiterfassung) gezielt freigeben
• Protokoll aller Login-Versuche als durchsuchbare Zeitleiste
• Automatischer Nutzerwechsel nach Inaktivitaet
• PIN-Login fuer den schnellen Wechsel am gemeinsamen Geraet

Aufgaben & Projekte

• Aufgaben und Projekte mit Zustaendigkeit, auch mehrfach zugewiesen
• Checklisten im Keep-Stil, Punkte als eigene verkettete Aufgaben abtrennbar
• Kommentare und Verknuepfung zu Kunde oder Kurs
• Export der Aufgabenliste als VTODO/Kalenderformat
• Kursprotokoll: was wurde in welcher Stunde behandelt, mit Gesamtzusammenfassung

Dashboard

• Auf den heutigen Tag zugeschnittene Startseite
• Frei konfigurierbare Kacheln, Ein-/Ausblenden und Reihenfolge
• Geburtstags-Uebersicht und Auslastungswarnung
• Posteingang: unbestaetigte Anmeldungen, Hinweise und wartende E-Mails an einer Stelle, mit Mehrfachauswahl

Auswertungen

• Analytics-Dashboard: Umsatz-Trends, Auslastung, Kundenentwicklung
• Berichte je Mitarbeiter und je Saal
• CSV-Export und PDF-Druck fuer alle wichtigen Listen

Infoscreen

• Slideshow fuer den Empfangsbereich, ohne Login abrufbar
• Mehrere Screens mit individueller Inhalts-Zuordnung
• Frei einstellbare Farben, Hintergrundbild je Screen
• QR-Code-Folien und Live-Widgets

Kassensystem

Eigenstaendige Registrierkasse fuer Bar und Gastronomie – schnelle Bedienung am Touch-Geraet, als Vollbild-Oberflaeche, sauber getrennt vom Kursbetrieb mit eigenem Kassenbuch.

Ticketverkauf & Veranstaltungen

• Tickets fuer Baelle und Veranstaltungen, auch mehrtaegig
• Ticketkategorien und Vorverkaufspreise
• Saalplan mit freier Platzwahl oder einfacher Stueckzahl
• QR-Checkin am Einlass mit Scan-Modus
• Warenkorb ueber mehrere Veranstaltungen und Kurse hinweg
• Einbettbares Veranstaltungs-Snippet fuer die eigene Webseite

Videoportal (Zusatzmodul)

Eigenstaendiges Trainingsvideo-Portal fuer Kunden, mit Freigabe je Kurs oder direkt je Kunde und eigenem Login – optional dazubuchbar.

Eigene Instanz

• Eigene Instanz mit eigener Datenbank je Tanzschule
• Verschluesselte Verbindung (HTTPS)
• Taegliche Backups, direkt aus den Einstellungen wiederherstellbar
• Updates ohne Zutun der Tanzschule